英文期刊以斯普林格(Springer)、爱思唯尔(Elsevier)、约翰威立(Wiley)以及泰勒-弗朗西斯(Taylor&Francis)四大出版社最负盛名。英文期刊通常采用在线投稿系统进行投稿,不同期刊投稿系统不一,常见的在线投稿系统有ScholarOne、Editorial Manager、Elsevier、Spandidos等。不同投稿系统稍有差异,但整体结构是相似的。
(1)投稿前期准备
相较于中文期刊,英文期刊投稿前期准备稍微复杂一点儿,但有投稿经验了就会发现其文稿的准备不外乎包括摘要(Abstract)、关键词(Keywords)、引言(Introduction)、材料和方法(Materials andMethods)、结果(Results)、讨论(Discussion)、致谢(Acknowledgements)、作者贡献(Author Contributions)、基金(Funding)、数据可用性说明(Data Availability)、声明(Declarations)、参考文献(References)等几部分内容。
除稿件准备外,可能还需准备附信(cover letter)、推荐审稿人(suggested/recommended reviewers)、亮点(highlights)、图形摘要(graphical abstract)等相关内容。那有关这部分内容以及Author Contributions、Data Availability等内容该如何准备的问题在此不做过多讨论,后续文章将对其进行详细介绍。
注意事项:
a.不同期刊可能以上内容有所增减,在手稿中的位置、格式等略有差异,但内容基本是相通的,新手可从以上几方面内容进行手稿(Manuscript)准备,以便于修改;
b.部分期刊将Acknowledgements和Funding融合在一起,部分期刊则将Author Contributions、Data Availability等内容放在Declarations里,而部分期刊的Declarations可能只包含竞争利益声明(Competing interests)和伦理说明(Ethical Approval),所以务必要逐条阅读提交指南(Submission guidelines/Guide for authors)对文章内容进行整改,并严格按照投稿指南的要求修改文章格式,使图片、字体等均符合期刊要求;
c.需要注意的是,同一出版社旗下的不同期刊格式要求可能不同,切不可偷懒;
d.投稿前务必做好查重和降重工作,以免被认为学术不端导致拒稿;
e.英文期刊同中文期刊一样,部分期刊要求图片、表格及文本在同一文档内提交,部分期刊要求分开提交,部分期刊则两种方式均可。但需要注意的是分开提交并不意味着直接将文档中的表格、图片删掉就可以,还需要在文档中标注表格图片的位置以便编辑查看,如可在原始表格、图片的位置标注:Position of Figure/Table XX;
f.当然啦,也有许多期刊在提交Manuscript时是不作格式要求的,如爱思唯尔旗下的期刊通常都醒目的标注着“Your Paper Your Way”的字样,非常方便。
(2)投稿流程
下面我将以Editorial Manager(EM)投稿系统为例演示整个投稿及审稿流程,其他投稿系统与其基本类似,仅有细微差别,熟悉整个投稿流程即便面对不同的投稿系统也能驾轻就熟。
① 进入待投期刊官网,点击“Submit your manuscript”即可进入投稿系统,新用户需要注册才能登录,也可用ORCID号进行登录哦;
② 登录进去后,就会显示主页面,可以清晰地看到之前提交的论文分别处于什么状态,单击即可进入相应版块,便于查看。若要提交新的稿件,点击“Submit New Manuscript”即可开始投稿;
③ 首先是文章类型的选择,根据自己的文稿类型选择相应的选项,点击“Proceed”进入下一步;
④ 紧接着就是提交手稿、图片、表格、附加材料等,点击“Browse”或者直接拖拽即可上传,上传后的文件会在下方显示出来,如若上传错误可进行移除并重新上传(注意事项:一定要仔细阅读左侧的上传说明,按要求上传;上传文件名最好与系统保持统一以方便查看;系统上前面带“*”号的为必传项;出现红色字体一般为错误警告,因为我在这里上传了空文档作为演示,所以报警了哦),点击“Back”可返回上一步,点击“Proceed”则进入下一步;
⑤ 然后选择类别,待投文稿类型与系统上哪个选项最为接近就选哪个,点击“Proceed”进入下一步;
⑥ 然后就是推荐审稿人版块,一般需要提供推荐审稿人姓名、邮箱等基本信息,一般情况下填写必填项即可()
⑦ 进入下一步则是简单回答一些问题,如实回答即可;
⑧ 接下来就是可以发送至出版社的评论,一般直接跳过进入下一步即可;
⑨ 然后就是文稿相关内容的填写,包括标题(Title)、摘要(Abstract)、作者(Authors)、基金项目(Funding)等,如实填写即可,填写完这一步后点击“Build PDF for Approval”即可生成所有提交内容的PDF,务必仔细检查有无错误,发现错误退回前面修改即可,若无误即可提交文档,至此完成投稿,投稿成功后状态显示为“With Editor”,有的也会显示为“Submitted to journal”等()。
⑩ 同样,投稿完成后返回主菜单就会显示提交正在进行,静静等待后续即可。
(3)常见审稿状态解析
通常情况下,手稿提交后首先是编辑部初审,初审通过后编辑会联系外审专家进入同行评审阶段,而后作者需要根据审稿人意见对论文进行修订,修订完成后编辑会重新将其交由审稿人再次进入同行评审阶段,因此同行评审阶段可能会持续多次,是整个审稿过程中的关键,同行评审结束后由编辑部做出最终决策,稿件可能会被拒绝或被要求再次修改,亦或者接收,接收后的稿件将进入后续出版流程。以上便是审稿的大致流程,不同期刊审稿状态显示略有差异,以下是我归纳总结的常见审稿状态,供大家参考。
1)With editor:论文已提交至编辑部,大多数期刊只要完成投稿即可显示该状态,持续时间视期刊而定,绝大部分期刊基本在一周内,倘若稿件与期刊主题不符或者论文水平达不到期刊要求就会被拒(注:现在也有部分期刊一经投稿就显示Under review的,这一点需要与传统意义上的同行评审区别开来,一经投稿就显示Under review实际上论文仍在编辑手里,可从时间上进行判断,即:传统意义上的同行评审需要经过几个月,而一经投稿就显示Under review的则说明和With editor的状态一致);
2)Submission is under technical check:表明编辑已经开始处理稿件,判定稿件内容及格式是否符合期刊的要求,倘若有误或者图片等内容出错,编辑部会发邮件告知并要求再次上传,上传成功后再次显示该状态,表明还需再次审核;
3)Submission under peer review(under review/peer review/in review):技术审查通过后,编辑部会邀请相关领域的专家进行审稿,审稿人通常在2-5人不等,同行评审是整个论文审稿周期中的关键一步,持续时间往往比较长。主要原因有如下几点:编辑邀请的审稿人拒绝审稿,编辑找不到审稿人;审稿人答应了审稿,但却迟迟给不出审稿意见,就会一直搁置;审稿人态度相左,编辑难以抉择稿件去留,需要邀请额外审稿人审稿后再次定夺;审稿人较多,部分态度积极几天结束审稿,部分审稿人迟迟不见动静,编辑一时无法集齐所有审稿人意见,只能等最后一位审稿人提交审稿意见后再做出决策;审稿人一审态度积极,二审直接失联,这就需要编辑再次寻找审稿人等等。值得一提的是,部分期刊直接规定了审稿周期,限审稿人在多少天内提交审稿报告,这对投稿人非常友好。另外也有编辑比较负责,为了提高效率通常会邀请多于期刊审稿人数要求的审稿人,如期刊要求3个,编辑可能会一次性邀请5个,以避免上述突发情况发生,但需要注意的是,部分编辑邀请审稿人却是毫无规章可言,不管三七二十一直接一次性邀请三四十个甚至七八十个,不要觉得震惊,这可是网友投稿遇到过的真实案例哟!这对投稿者来说真的是苦不堪言,因为一般情况下编辑会将收集到的审稿人意见通通发给投稿人,投稿人需逐条修改,这也就提醒我们在选择期刊时要格外慎重,警惕这一现象出现;
4)Reviewer reports received/Ready for editor’s decision:审稿人已反馈意见,编辑正在汇总准备做出决定;
5)Reject:拒稿(注意:拒稿并不意味着对该稿件的全盘否定,只需根据审稿人意见重新修改完善论文再投其他期刊即可,投稿中被拒稿是习以为常的事,千万不要因为被拒而失去信心;此外,拒稿后换投其他期刊也不一定意味着一定要降低期刊等级,有时候也要看能否遇到心软审稿人哦,所以放心大胆继续投就是了);
6)Major revision:即大修,通常会出现在第一次同行评审之后,审稿人对论文结构框架、论证的合理性等方面提出修改意见,作者需按照要求进行修改(注意:若修改不符合审稿人要求则会被拒稿哦);
7)Minor revision:即小修,通常是完成第一次修改之后审稿人对论文格式、语法错误等小细节上提出的修改意见,小修之后基本就可以接收了(注意:一审小修或者直接被接收的概率很小,基本都是先大修而后小修;英文期刊一般情况下只要根据审稿人意见认真修改后都会被接收,但也不排除部分期刊无理由拒稿的可能,所以选择期刊前一定要做好期刊背景调查);
8)Revision received:编辑部已收到修改稿;
9)Editor evaluating revision:编辑部将对作者所做的修改进行评估;
10)Submission accepted:只要看到“Accept”相关字眼,那么恭喜你,论文已被期刊接收,将进入后续出版流程;
11) Submission is in publishing and rights:论文进入版权协议及出版相关事宜。
以上便是部分常见审稿状态释义,需要注意的是不同期刊之间略有差异,但基本审稿流程是相通的。除以上常见审稿状态外,可能还会遇到如:Submitted to journal(完成投稿)、Awaiting editor assigniment(等待主编处理,指派责任编辑)、Reviewer invited(编辑正在邀请审稿人)等诸多状态。